Pierwszy kwartał każdego roku jest okresem, w którym zarząd nieruchomości wspólnej jest zobowiązany do zwołania zebrania ogółu właścicieli. Muszą oni zostać poinformowani o zebraniu na tydzień przed nim. Nie przewiduje się w tym przypadku kworum - czyli zebranie musi się odbyć bez względu na to, ilu właścicieli przybędzie.
Uchwała wspólnoty uzyskuje moc prawną w sytuacji, gdy w zebraniu uczestniczy większość właścicieli mieszkań (najczęściej jest to większość pod względem posiadanych udziałów) i gdy treść zostanie przegłosowana wedle obowiązujących zasad. Domyślnie wartość głosów właścicieli jest proporcjonalna do posiadanych przez nich udziałów w nieruchomości. Dopuszcza się jednak możliwość zmiany tego systemu - jeśli w uchwale, która została podjęta większością głosów, znajduje się postanowienie o tym, iż na każdego właściciela mieszkania przypada jeden głos. Jednak w określonych okolicznościach nie jest wymagane podejmowanie uchwały w tej sprawie, a wystarczy jedynie złożenie żądania przez właścicieli posiadających przynajmniej jedną piątą udziałów w nieruchomości. Dzieje się tak w przypadku, kiedy suma udziałów w nieruchomości wspólnej nie jest równa 1 i/lub gdy większość udziałów należy do jednego właściciela.
Na dokumencie zawierającym treść uchwały należy zamieścić adres wspólnoty mieszkaniowej oraz numer uchwały. Należy tam również umieścić datę uchwały oraz określić, w jaki sposób została ona podjęta (zebranie ogółu właścicieli, w drodze indywidualnego zbierania głosów czy częściowo podjęta na zebraniu i uzupełniona indywidualnym zbieraniem głosów). Wymaga się również określenia, w jakiej sprawie uchwała jest podjęta. Konieczne jest także zapisanie, jak głosowali poszczególni właściciele lokali, a także wartość posiadanych przez nich udziałów. Do tego należy dodać liczbę osób biorących udział w głosowaniu, a także ilość głosów za i przeciw. W zależności od przedmiotu uchwały, powinna ona również zawierać umocowanie zarządu wspólnoty mieszkaniowej do jej realizacji. Uchwała przygotowana w taki sposób będzie prawidłowa, jeśli zostały spełnione wszystkie wcześniej wspomniane warunki (uchwała została podjęta większością głosów).
Należy pamiętać o tym, że w przypadku małych wspólnot mieszkaniowych - kiedy liczba lokali jest mniejsza niż 7(od 01.01.2020r.) - nie ma konieczności powoływania zarządu. W tym przypadku właściciele lokali podejmują bezpośrednio decyzje odnośnie zarządzania nieruchomością wspólną nie w oparciu o ustawę o własności lokali, ale zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego i Kodeksu postępowania cywilnego o współwłasności..